Często pełniąc funkcję Inspektora ochrony danych spotykam się z pytaniem Czy pracodawca może uzyskać informację o niekaralności pracownika? Zapraszam do lektury tego artykułu, który odpowie na to pytanie.

Kluczowym w rozważaniach jest art. 10 RODO – uzyskanie przez pracodawcę informacji o niekaralności pracownika, musi wynikać z obowiązujących przepisów prawa krajowego lub być dozwolone prawem Unii. Jednak w praktyce stosowanie tego przepisu budzi wiele wątpliwości. Postaram się je rozwiać omawiając kilka przykładów. 

Poniżej znajdziecie 2 przykłady sytuacji, gdy przepisy prawa krajowego nakładają na pracodawcę obowiązek wystąpienia o takie informacje do KRK.

Przykład 1.

Osoba aplikująca na stanowisko urzędnicze w Sądzie składa oświadczenie o niekaralności za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe oraz oświadczenie, że nie jest prowadzone przeciwko niej postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe.

Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury.

Dyrektor sądu przed przyjęciem osoby na staż urzędniczy zasięga informacji o kandydacie z Krajowego Rejestru Karnego.

Podstawa prawna przetwarzania danych: z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury.

Przykład 2.

Osoba aplikująca na stanowisko asystenta sędziego w Sądzie składa oświadczenie, że nie jest prowadzone przeciwko niej postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe.

Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 155a § 6 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych

Prezes sądu przed zatrudnieniem asystenta sędziego zasięga informacji o kandydacie z Krajowego Rejestru Karnego.

Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 155 § 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych.

Inną sytuację przedstawiono w przykładzie nr 3 – jest to sytuacja, w której przepis prawa jasno wskazuje na obowiązek żądania od pracownika dostarczenia informacji o osobie z KRK.

Przykład 3.

Stosunek pracy z nauczycielem mianowanym i z nauczycielem dyplomowanym nawiązuje się na podstawie mianowania, jeżeli m.in. nauczyciel nie był skazany prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. W celu potwierdzenia spełniania tego warunku nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego.

Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 10 ust. 8a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela

W powyższych przykładach nie mamy wątpliwości co do istnienia odpowiedniej przesłanki do przetwarzania danych o niekaralności kandydata do pracy (przyszłego pracownika) – jest to art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Ale można postawić w tym miejscu pytanie: co w przypadku, gdy pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie danych o niekaralności? Czy art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda osoby na przetwarzanie danych o niekaralności, może stanowić przesłankę przetwarzania tych danych?

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w poradniku dla pracodawców z 2018 roku wskazał, że pracodawca nie może przetwarzać danych, o których mowa w art. 10 RODO nawet za zgodą pracownika. Pracodawca nie ma prawa przetwarzać danych pracownika o jego niekaralności, gdy nie wynika to bezpośrednio z przepisów prawa. 

Warto zwrócić uwagę, że od 4 maja 2019 roku dostosowano w tym zakresie również przepisy Kodeksu Pracy wprowadzając art. 22 ze znaczkiem 1a par. 1, w którym wyraźnie wskazano, że „Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22[1] § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO”.

Przykład 4.

Stosunek pracy nawiązany z konserwatorem, kierowcą samochodu służbowego, sprzątaczką.

Gromadzenie informacji o niekaralności przez pracodawców jest dopuszczalne jedynie, gdy wynika to wprost z przepisów prawa. W przypadku ww. stanowisk brak jest takich przepisów, zatem odbieranie od pracowników zaświadczeń lub oświadczeń o niekaralności jest zabronione.

W praktyce działy kadr mogą się spotkać również z sytuacją, gdy ustawy nie wskazują jasno obowiązku żądania od pracownika dostarczenia informacji o osobie z KRK ani nie nakładają na pracodawcę obowiązku wystąpienia o takie informacje, co ma miejsce w przypadku innych zawodów, np. nauczyciela.

Poniżej zaprezentuję dwie takie sytuacje:

Przykład 5.

Pracownikiem samorządowym zatrudnionym na stanowisku urzędniczym lub kierowniczym stanowisku urzędniczym może być osoba, która m.in. nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych

Przykład 6.

Pracownikiem Służby Leśnej może być osoba, która nie była karana sądownie za przestępstwo popełnione z chęci zysku lub innych niskich pobudek.

Ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach

Można zastanowić się, czy oświadczenie, w którym kandydat do pracy informuje przyszłego pracodawcę, iż nie był karany, nie będzie dokumentem wystarczającym. Będzie to działanie prawidłowe, zgodne z przepisami prawa.

Ale co w sytuacji, gdy uznamy za konieczne zweryfikować złożone oświadczenie?

Mamy dwa wyjścia:

Pierwsza możliwość: 

Na mocy obowiązujących przepisów prawa, pracodawca gromadzi dane dotyczące pracownika przede wszystkim na podstawie złożonych przez pracownika oświadczeń, jednak zgodnie z art. 22¹ § 5 KP pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Może zatem zobowiązać przyszłego pracownika do samodzielnego pozyskania zaświadczenia z KRK i przekazania go pracodawcy przed zatrudnieniem.

Druga możliwość:

Gdy ustawy nie wskazują jasno obowiązku żądania od pracownika dostarczenia informacji o osobie z KRK ani nie nakładają na pracodawcę obowiązku wystąpienia o takie informacje, tak jak w tych dwóch przypadkach – pracownika samorządowego czy pracownika Służby Leśnej – pracodawca ma możliwość zweryfikować samodzielnie niekaralność wybranego pracownika.

Takie uprawnienie daje art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. Wskazano w nim, że pracodawca ma prawo uzyskać informacje z KRK w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Pracodawca składając do KRK zapytanie o udzielenie informacji o osobie musi pamiętać o uzupełnieniu pkt 11, w którym należy podać przepis prawa, z którego wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska.