Ostania decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (link: DKN.5131.17.2022 ) spowodowała wiele pytań:
- Czy poza obszar Twojej Organizacji wynoszone są dokumenty?
- Czy Twój Szef (Administrator Danych) wie o tym, że dane są wynoszone?
- Czy wynoszone dane są odpowiednio zabezpieczone?
- Czy posiadasz odpowiednie procedury regulujące wynoszenie i zabezpieczenie danych osobowych?
- Czy Twój Inspektor Ochrony Danych wie o fakcie wynoszenia danych osobowych poza obszar Twojej Organizacji?
Jeżeli na choć jedno z tych pytań odpowiedź jest twierdząca, to znaczy, że ta decyzja może dotyczyć także Ciebie.
Czego dotyczyła decyzja:
1. Stwierdzenie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych poprzez:
- nieprzeprowadzenie analizy ryzyka dla operacji przetwarzania danych osobowych poza siedzibą Administratora;
- niewdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.
2. W dużym uproszczeniu: nie wzięto pod uwagę ryzyk związanych z wynoszeniem danych poza teren budynku (np. kradzież auta, w którym są dane), a co za tym idzie dane te nie były odpowiednio zabezpieczone.
Jaka kara została nałożona:
- Administracyjna kara pieniężna w wysokości 32 832 zł
Co zrobić by ta sytuacja nie dotyczyła Ciebie lub Twojej Organizacji:
- Zweryfikuj, czy w Twojej Organizacji dane osobowe są wynoszone na zewnątrz (nie tylko te papierowe, ale też elektroniczne) wykonując odpowiedni audyt;
- Zbadaj ryzyka jakie mogą wystąpić w związku z wynoszeniem danych i udokumentuj to w analizie ryzyka;
- Przygotuj odpowiednie procedury dotyczące wynoszenia dokumentów;
- Zabezpiecz wynoszone dane adekwatnie do zagrożeń wyliczonych z analizy ryzyka;
- Podnieś świadomość pracowników poprzez regularne szkolenia.
Pomożemy Wam w nw. obszarach:
- Skutecznie przeprowadzić szkolenie dla pracowników, aby nikt bez zgody Administratora nie wynosił danych poza organizację. A jeżeli Administrator Danych wyraża na to zgodę, to jak je zabezpieczyć.
- Przeprowadzić Analizę Ryzyka.
- Przeprowadzić Audyt Ochrony Danych Osobowych.
- Opracować Dokumentację Ochrony Danych zabraniającą wynoszenia danych poza organizację. Jeśli jest na to zgoda Administratora Danych, to jak je zabezpieczać.
Zgłoś się do nas! Wiemy jak skutecznie Wam pomóc: https://www.comp-net.pl/kontakt/
Autor: Krzysztof Juszczak, Zastępca Dyrektora Wykonawczego w CompNet Sp. z o.o.
