Dlaczego o tym piszemy?
20 lutego 2025 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) opublikował nowe wytyczne dotyczące zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych. Aktualizacja ta ma kluczowe znaczenie dla administratorów danych i inspektorów ochrony danych, ponieważ wprowadza bardziej szczegółowe wymagania dotyczące oceny incydentów oraz procedury ich zgłaszania.
Warto się z nimi zapoznać, bo przedstawione w artykule informacje odzwierciedlają punkt widzenia PUODO, który interpretuje RODO oraz krajowe regulacje w zakresie ochrony danych osobowych.
Administrator danych – kluczowa rola w procesie zgłaszania
Kiedy należy zgłaszać naruszenie?
Podstawowym obowiązkiem administratora jest analiza, czy konkretne naruszenie danych osobowych może prowadzić do ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Nowe wytyczne podkreślają, że należy przeprowadzić kompleksową ocenę, biorąc pod uwagę takie czynniki jak:
- rodzaj naruszonych danych (np. dane wrażliwe, dane finansowe, PESEL, informacje o zdrowiu),
- charakter naruszenia (np. ujawnienie, utrata, dostęp osób nieuprawnionych),
- kontekst przetwarzania (np. czy dane należą do szczególnie wrażliwej grupy osób, takich jak dzieci lub seniorzy),
- możliwe konsekwencje dla podmiotów danych (np. kradzież tożsamości, oszustwa finansowe, naruszenie prywatności).
PUODO wskazuje, że zgłoszenia powinny być dokonywane bezzwłocznie, nie później niż w ciągu 72 godzin od wykrycia incydentu. Warto zaznaczyć, że zgłoszenie powinno zawierać możliwie najpełniejsze informacje dotyczące naruszenia, w tym jego zakres, przyczyny oraz podjęte działania naprawcze.
Kiedy zgłoszenie nie jest konieczne?
Nie każde naruszenie wymaga zgłoszenia. Jeśli administrator, po przeprowadzeniu analizy ryzyka, uzna, że incydent nie powoduje istotnego ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych, zgłoszenie do PUODO nie jest konieczne. W takich przypadkach konieczne jest jednak prowadzenie wewnętrznej dokumentacji naruszeń.
PUODO zwraca uwagę, że brak zgłoszenia musi być uzasadniony rzetelną analizą i udokumentowany na wypadek ewentualnej kontroli.
Inspektor Ochrony Danych – niezbędne wsparcie w procesie
Nowe wytyczne wyraźnie podkreślają rolę Inspektora Ochrony Danych (IOD) w procesie oceny i zgłaszania naruszeń. Inspektor powinien nie tylko pomagać administratorowi w ocenie ryzyka, ale również monitorować wdrażanie środków zaradczych i pełnić funkcję doradczą w zakresie bezpieczeństwa informacji.
Nasza firma posiada wieloletnie doświadczenie w obsłudze naruszeń ochrony danych i wsparciu administratorów w procesie ich zgłaszania. Pomagamy nie tylko w identyfikacji ryzyka, ale także w przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji i wdrożeniu środków minimalizujących konsekwencje incydentu. Dzięki temu nasi klienci mogą mieć pewność, że ich działania są zgodne z aktualnymi wytycznymi PUODO oraz obowiązującymi przepisami RODO.
Konsekwencje braku zgłoszenia
Zaniechanie zgłoszenia naruszenia, gdy jest ono wymagane, może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i wizerunkowych.
PUODO ma prawo nałożyć administracyjną karę pieniężną na administratora, który nie dopełnił obowiązku zgłoszenia, nawet jeśli naruszenie nie spowodowało faktycznej szkody dla podmiotów danych
Ponadto sprawy prowadzone przed PUODO, zwłaszcza gdy ich przedmiotem jest nałożenie administracyjnej kary pieniężnej, bywają medialne i mogą wpływać na odbiór waszej organizacji.
Kluczowe jest więc posiadanie procedur, które pozwolą na szybkie i prawidłowe reagowanie na incydenty.
Jak możemy pomóc?
Obsługa naruszeń ochrony danych wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również praktycznego podejścia do ich stosowania. Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie:
- analizy ryzyka naruszenia i oceny konieczności zgłoszenia,
- przygotowania zgłoszenia do UODO oraz komunikacji z organem nadzorczym,
- opracowania procedur zarządzania naruszeniami danych,
- wdrażania środków zapobiegawczych i szkolenia pracowników.
Jeśli Twoja organizacja zmaga się z problemem naruszenia ochrony danych lub chcesz lepiej przygotować się na ewentualne incydenty, skontaktuj się z nami pod adresem: biuro@comp-net.pl.
Pomożemy Ci wdrożyć skuteczne rozwiązania zgodne z aktualnymi wytycznymi Prezesa UODO i zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych.
Źródło:
1. Prezes Urzędu Ochrony Danych; Obowiązki administratorów związane z naruszeniami ochrony danych. Poradnik na gruncie RODO; infografika 3.2.1. s. 35; luty 2025 r.
Autor: Kamil Lewicki | Starszy Kierownik Projektu w CompNet Sp. z o.o.