Rolą pracodawcy prowadzącego Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest prawidłowa ocena sytuacji socjalnej osoby, która ubiega się o świadczenie socjalne lub dofinansowanie z funduszu. Aby było to możliwe niezbędne jest dysponowanie dokładnymi informacjami na temat sytuacji socjalnej osoby, która uprawniona jest do korzystania z funduszu. Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych w korelacji z Kodeksem Pracy oraz RODO ustanowiła, że udostępnianie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z uprawnień wynikających z regulaminu ZFŚS, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych niezbędnych do ich potwierdzenia, może się to odbywać w szczególności w formie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Ustawa określa również kwestie szczegółowe w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Tutaj często pojawiają się wątpliwości co do rodzaju dokumentów jakie pracodawca może przechowywać. Jednym z proponowanych rozwiązań jest określenie przykładów dokumentów jakie należy dostarczyć w celu potwierdzenia informacji o stanie majątkowym, sytuacji rodzinnej, dochodach osobistych osoby uprawnionej lub członków rodziny uprawnionego, zaistniałego zdarzenia losowego czy zasadności przyznania zapomogi. Najwłaściwszym źródłem informacji jest oświadczenie składne przez osobę uprawnioną raz w danym roku kalendarzowym lub kiedy pracownik będzie ubiegał się o świadczenie. Oświadczenie odbierane od pracowników może polegać np. na wskazaniu dokładnie obliczonej kwoty dochodu jaka przypada na jednego członka rodziny, czy też wskazaniu przedziału w jakim dochód ten się mieści. W przypadku wątpliwości co do składanego oświadczenia istnieje możliwość wezwania pracownika do przedstawienia dokumentów (do wglądu) potwierdzających prawdziwość złożonego oświadczania.
Udzielanie pomocy materialnej to ocena sytuacji życiowej, szczególnie w przypadku zapomóg losowych, wiąże się to bardzo często z gromadzeniem informacji dotyczących zdrowia uprawnionego. Informacje te są danymi wrażliwymi, w związku z czym pracodawca powinien przetwarzać jest tylko w zakresie niezbędnym do określonego celu. Pracodawca może żądać przedłożenia zaświadczenia lekarskiego, które poświadcza fakt zachorowania i konieczność dalszego leczenia, kopii oświadczenia o niepełnosprawności z zaznaczeniem, że z dokumentu nie powinien wynikać rodzaj schorzeń – nie jest to nieistotne – ważna jest sama okoliczność zachorowania osoby. Dokumenty takie jak karta informacyjna leczenia szpitalnego, kserokopie wyników badań, informacje diagnostyczne, recepty nie są niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia a ich przechowywanie narusza zasadę minimalizacji (zbieramy tylko to co niezbędne) danych.
Każdy Administrator ma obowiązek przedstawienia obowiązku informacyjnego względem osoby, której dane są przetwarzane. Istnieje kilka rozwiązań spełnienia wymogu jaki nakłada na Administratorów RODO: umieszczenie klauzuli we wniosku o przyznanie świadczenia socjalnego, umieszczenie informacji w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy jedną z dobrych praktyk jest umieszczenie obowiązku informacyjnego na stronie internetowej administratora lub w miejscu ogólnodostępnym w jego siedzibie.
Zgodnie z art. 8 ust 1b ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Zapis ten powiązany jest artykułem 29 RODO, który ogranicza możliwość przetwarzania. Osoby dopuszczone do przetwarzania danych zdrowotnych są zobowiązane do zachowania w tajemnicy.
Jednym z nowych obowiązków, który nakłada na administratora znowelizowana ustawa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych to obowiązek corocznego przeglądu danych przetwarzanych w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i usuwania danych zbędnych do realizacji działania funduszu. Należy pamiętać, że przegląd taki wykonujemy nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym warto, aby z takiego przeglądu sporządzić notatkę lub protokół w celach rozliczenia przestrzegania przepisu. Z naszego doświadczenia wiemy, że tak naprawdę pierwszy przegląd generuje najwięcej obaw. Po przekazaniu wskazówek pracownikowi, który zajmuje się tematem kolejne stają się tak naprawdę formalnością.
Administrator prowadzący działalność Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych musi pamiętać o:
- nadaniu upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom, które mają dostęp do danych,
- zobowiązania pracowników wykonujących zadania związane z funduszem do zachowania danych w tajemnicy,
- udostępnienia klauzuli informacyjnej wszystkim osobom, których dane są przetwarzane w ramach funduszu,
- zbierania tylko niezbędnych danych,
- corocznego przeglądu danych przetwarzanych w ramach zakładowego funduszu.
Autor: Monika Jędro– Kierownik Projektu w CompNet Sp. z o.o.