Sygnaliści - rok po starcie.Co zadziałało, co zawiodło, co dalej?

25 września 2025 minie rok od uchwalenia ustawy o ochronie sygnalistów. Choć przepisy wchodziły w życie etapami, to dziś – z perspektywy kilkunastu miesięcy – widać wyraźnie, że suchy tekst ustawy był dopiero początkiem wyzwań przed jakimi stanęły organizacje.
Na papierze wszystko wygląda prosto. W praktyce systemy zgłaszania nieprawidłowości działają tylko tam, gdzie prawo spotyka się z kulturą organizacyjną, zaufaniem i świadomością. Nie chodzi o to, by spełnić wymogi „bo trzeba”. Zgłaszanie wymaga odwagi – a odwaga pojawia się wtedy, gdy ludzie wiedzą, że nie zostaną z problemem sami.
W organizacjach, w których panuje otwarta atmosfera, pracownicy nie boją się mówić. Czasem jeszcze przed wdrożeniem formalnego kanału zgłoszeń – sprawy trafiają do odpowiednich osób, bo „tak się u nas przyjęło”. To właśnie tam procedury działają najlepiej – nie dlatego, że są idealnie napisane, ale dlatego, że są naturalnym przedłużeniem relacji i wzajemnego szacunku.
Prowadząc szkolenia i audyty, zawsze podkreślamy, że dobry system zgłoszeń powinien wyrastać z organizacji, a nie być tylko narzucony z zewnątrz. Tylko wtedy jest realnym narzędziem, a nie martwym przepisem.

Edukacja – różnica między systemem martwym, a działającym

Tam, gdzie zorganizowano szkolenia, jasno wyjaśniono, co można zgłaszać, komu i w jakiej formie – system po prostu zaczął działać. W innych organizacjach wciąż słychać pytania:
„Czy to się kwalifikuje?”
„A co, jeśli przesadzę?”
„Czy ktoś mnie rozpozna?”
Zrozumienie własnych praw jako sygnalisty to nie wiedza na czarną godzinę – to warunek konieczny, by cokolwiek zadziałało. Ale edukacja ma też drugą stronę – ogranicza ryzyko nadużyć. Dobrze przeszkoleni pracownicy wiedzą, że kanał zgłoszeń to nie narzędzie do rozwiązywania konfliktów personalnych czy wywierania presji – i dzięki temu system może działać uczciwie i zgodnie z intencją ustawodawcy.
Szkolenia mają też wymiar symboliczny – pokazują, że organizacja traktuje temat poważnie, inwestuje czas i zasoby, a więc wspiera pracowników, jeśli zdecydują się zabrać głos.
Skąd to wiemy? Z rozmów z Wami, naszymi klientami. Ze szkoleń. Z analizy wdrożeń, które przeprowadziliśmy w wielu organizacjach.

A co z liczbą zgłoszeń?

Niska liczba zgłoszeń? To nie zaskoczenie. Podobnie było z RODO – pierwsze miesiące po jego wprowadzeniu również minęły spokojnie. Dopiero, gdy pojawiły się pierwsze konsekwencje, wiele firm zrozumiało, że „odłożymy to na później” to nie strategia. Z ustawą o sygnalistach może być podobnie. Dziś systemy są testowane w praktyce – często po cichu, rzadko spektakularnie, ale jednak maszyna już ruszyła. Rozpędza się powoli, ale lepiej być gotowym, gdy do nas przyjedzie. Pojedyncze zgłoszenie nie musi być oznaką problemu – może być dowodem, że ktoś zaufał procedurze i uznał ją za bezpieczną. To ważniejszy wskaźnik niż liczba formularzy w skrzynce. Dlatego tak istotne jest, by system nie istniał tylko „na papierze”, ale był gotowy na realne działanie – z wyznaczoną osobą, przygotowaną do przyjęcia zgłoszenia, i procedurą, która nie zawiedzie wtedy, gdy będzie najbardziej potrzebna.

Poufność – warunek zaufania

Nie ma skutecznego systemu zgłoszeń bez realnej ochrony poufności. To nie jest formalność. Jeśli zgłoszenie trafi w niepowołane ręce – zaufanie znika, a organizacja może być narażona na poważne konsekwencje prawne. Dlatego kluczowe są:

nie tylko techniczne narzędzia,
ale też jasne zasady dostępu do zgłoszeń,
precyzyjne przypisanie ról,
i realne zabezpieczenia przed wyciekiem informacji.

Równocześnie – nie zapominajmy o drugiej stronie. Osoba, której dotyczy zgłoszenie, także ma swoje prawa. Ochrona sygnalisty nie oznacza pełnej tajemnicy zgłoszenia. Chodzi o wyważenie interesów, a nie o zasłanianie się „kurtyną” postępowania wyjaśniającego. Osoba, której zgłoszenie dotyczy, ma prawo dostępu do dotyczących jej danych osobowych zawartych w zgłoszeniu — o ile realizacja tego prawa nie prowadzi do ujawnienia tożsamości sygnalisty i nie zagraża jego anonimowości. Linia jest cienka i to my musimy sprawnie umieć się po niej poruszać.

Obowiązek przeglądu procedur i pytania rynku

W ostatnich miesiącach wiele organizacji zaczęło zadawać konkretne pytania:

Czy muszę już wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Co kwalifikuje się jako zgłoszenie?
Jak rzetelnie dokumentować zgłoszenie?
Czy konsultacje z pracownikami są obowiązkowe?
Jakie są minimalne standardy ochrony sygnalisty?

W tym kontekście warto przypomnieć o jednym z kluczowych obowiązków:

Organizacje powinny każdorazowo — na dzień 1 stycznia i 1 lipca każdego roku — dokonywać przeliczenia osób wykonujących pracę zarobkową, by określić, czy przekraczają ustawowy próg 50 osób, o którym mowa w art. 23 ust. 1 ustawy. Od tej liczby zależy bowiem, czy powstał obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń.

W przypadku podmiotów, które już taką procedurę posiadają, coraz częściej obserwujemy potrzebę jej dostosowania. Jedni upraszczają zapisy, inni usuwają elementy wprowadzone pochopnie, wzorując się na nieadekwatnych rozwiązaniach. To dobry sygnał – oznacza refleksję, profesjonalizację i gotowość do realnego wdrażania przepisów, a nie ich formalnego „odhaczenia”.

Warto jednak pamiętać, że każda zmiana procedury — nawet pozornie niewielka — musi zostać przeprowadzona zgodnie z art. 24 ust. 3 ustawy, czyli poprzedzona konsultacjami z przedstawicielami osób wykonujących pracę zarobkową. To nie tylko wymóg formalny, ale również szansa na wzmocnienie zaufania do systemu zgłoszeń i realne zaangażowanie pracowników w jego rozwój.

Zgłoszenia zewnętrzne – statystyki i praktyka

Danych dotyczących zgłoszeń wewnętrznych nie sposób zebrać i podsumować w jednym miejscu. Najlepszym punktem odniesienia jest Wasza organizacja. To Wy najlepiej wiecie, ile wydarzyło się w tym roku u Was. Jednak od grudnia 2024 r. mamy też możliwość zgłaszania naruszeń na zewnątrz. W tym czasie do Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynęły 144 zgłoszenia spełniające ustawowe warunki. Najczęściej dotyczyły naruszeń interesu publicznego – finansów publicznych, ale też ochrony danych czy prywatności.
RPO daje możliwość zgłoszeń anonimowych – pamiętajcie, że dla Was to tylko opcja, nie obowiązek. Spośród 89 anonimowych zgłoszeń do dalszego procedowania zakwalifikowano niespełna połowę.
Czy te liczby mają znaczenie dla Twojej organizacji? Zdecydowanie. To dowód, że system działa – i że sygnalista może wybrać ścieżkę zewnętrzną zamiast wewnętrznej. Może to zrobić bez przyczyny, ale niemal na pewno zrobi to, jeśli zabraknie mu zaufania do Waszej procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Co z tego wynika?

Jeśli ograniczymy się do uchwalenia procedury i wysłania maila z załącznikiem, niewiele się zmieni. System zgłoszeń to nie jednorazowa akcja, tylko proces. Wymaga przeglądów, aktualizacji, rozmów. Czasem trudnych. Czasem niewygodnych. Ale to jedyny sposób, by budować zaufanie – krok po kroku. Zaufania nie zdobywa się deklaracjami – tylko działaniem. Uczciwym potraktowaniem zgłoszenia. Brakiem odwetu. Informowaniem o rezultacie. Tylko wtedy system ma sens.

Konsekwencje niedziałającego systemu mogą być różne:

wizerunkowe,
finansowe,
a nawet karne.

Ale są też inne – mniej widoczne, lecz równie groźne: odejścia kluczowych pracowników, narastające frustracje, powtarzalne błędy, o których nikt nie odważył się powiedzieć.

Tyle, że jeśli jedyną motywacją są tylko konsekwencje, a nie chęć samodoskonalenia i budowania pozytywnej atmosfery to taka organizacja zawsze będzie potencjalnie narażona. Organizacje, które traktują system zgłoszeń jako element zarządzania ryzykiem i jako źródło informacji z wewnątrz – nie tylko mają większą szansę uniknąć kar. One po prostu działają lepiej.

Co możesz zrobić teraz?

Jeśli jesteś na etapie tworzenia procedury – to dobry moment, by uwzględnić nasze przemyślenia.
Jeśli masz wrażenie, że system nie działa tak, jak powinien – to jeszcze lepszy, bo to znaczy, że widzisz problem i być może szukać kogoś kto będzie służyć wsparcie.
A jeśli dopiero chcesz zacząć – jesteśmy po to, by Ci pomóc na każdym etapie.

Szkolenie, audyt, przegląd dokumentacji – dobierzemy narzędzia do Twoich potrzeb. Pomagamy nie tylko „wdrożyć ustawę”, ale zbudować coś, co może naprawdę działać. Dobrze zaprojektowany system zgłoszeń to nie tylko tarcza przed problemami – to również źródło wiedzy o tym, co można poprawić, zanim zrobi się naprawdę trudno. Nie warto czekać na kolejny rok. Nikt z nas nie wie, co wydarzy się w ciągu najbliższych 365 dni w obszarze ochrony sygnalistów.

To sygnał, że Twoja organizacja traktuje ludzi poważnie. Że naprawdę chce wiedzieć, zanim będzie za późno.

Zgłoś się do nas! Wiemy jak skutecznie i optymalnie Wam pomóc: https://www.comp-net.pl/kontakt/

Autor: Kamil Lewicki, Starszy Ekspert ds. Ochrony Danych Osobowych