Zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Karnym pracodawcy są uprawnieni do żądania informacji o niekaralności kandydatów do pracy wyłącznie wtedy, gdy w odniesieniu do danego stanowiska wymagają tego przepisy prawa sektorowego.
Zostało to jasno wskazane w art. 10 RODO – musi to wynikać z przepisów prawa krajowego lub być dozwolone prawem Unii np. Dyrektor sądu przed przyjęciem osoby na staż urzędniczy zasięga informacji o kandydacie z Krajowego Rejestru Karnego, co wskazane jest w art. 4 ust. 5 ustawy o pracownikach sądu i prokuratury. W Karcie Nauczyciela (art. 10 ust 8a) również wskazano, że aby nawiązać stosunek pracy nauczyciel w pierwszej kolejności musi przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego, dopiero po przedstawieniu dokumentu nauczyciel zostaje mianowany.
Sytuacja dotycząca pracowników samorządowych wygląda trochę inaczej. Co prawda, w ustawie o pracownikach samorządowych jest wymóg, aby osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, jednak ustawa nie wskazuje na obowiązek żądania przez pracodawcę od kandydata zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. W tym przypadku nie ma podstaw do żądania a nawet przechowywania ww. dokumentu, więc poprawnym stwierdzeniem będzie, że kandydat powinien złożyć w tym zakresie stosowne oświadczenie.
Za niepoprawne przyjmuje się pobieranie zgody od kandydata na przetwarzanie danych z KRK, ponieważ administrator może nie być w stanie wykazać, że wyrażona zgoda jest dobrowolna – sam brak takiej zgody może wykluczyć kandydata z dalszych etapów rekrutacji, dlatego nie zaleca się stosowania tej praktyki.
Kwestie związane z ewentualną przestępczą przeszłością kandydata, a wkrótce pracownika mają istotne znaczenie przy wykonywaniu pracy z nieletnimi. Oprócz nauczycieli, których sytuacja jest jasno wskazana w przepisach prawa krajowego, tak komplikacje zaczynają się przy podmiotach zajmujących się wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem czy opieką nad małoletnim.
Zgodnie z art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi pracodawcy lub inni organizatorzy w zakresie takiej działalności są obowiązani do uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw wyjaśniania przypadków czynności skierowanych przeciwko wolności seksualnej i obyczajności wobec małoletniego poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.
Z przepisu wynika obowiązek po stronie pracodawcy/podmiotu zatrudniającego co do weryfikacji, czy dane zostały umieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (rejestr ten składa się z trzech baz danych 1) Rejestry z dostępem ograniczonym, 2) Rejestru publicznego, 3) Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw wyjaśniania przypadków czynności skierowanych przeciwko wolności seksualnej i obyczajności wobec małoletniego poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze). Co za tym idzie podstawą do uzyskania i przechowywania takich danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
W ramach ciekawostki warto wiedzieć, że to, że przepisy nakładają na dyrektora szkoły sprawdzenia potencjalnego nauczyciela w KRK, co nie zwalnia go z obowiązku sprawdzenia w Rejestrze Sprawców na Tle Seksualnym.
Informacje o przeszłości kryminalnej osoby z pewnością możemy uznać za obszar, który uregulowany jest przez przepisy. Możliwość pozyskania tych informacji oraz określenie sytuacji, w których może zostać ona przedstawiona, została zdefiniowana przez konkretne sytuacje czy przypadki.
Monika Jędro | Kierownik Projektu w CompNet Sp. z o.o.