Trwa ostatni miesiąc roku, czyli grudzień, aż chce się zaśpiewać idą, idą Święta! Idą, idą Święta!” ale chwilka… przecież kartki świąteczne trzeba wysłać? Ale nie można – bo RODO?! No właśnie i jak to jest z tymi kartkami świątecznymi? Można wysłać czy nie? Czy można wysyłać życzenia świąteczne do swoich członków rodziny, klientów bądź kontrahentów?

Na te pytania postaram się odpowiedzieć i doradzić Państwu w jaki sposób to zrobić, aby było jak najlepiej względem RODO.

Zgłębiając temat wysyłania życzeń w formie kartki świątecznej, można dojść do dwóch podstawowych wniosków:

1. To, czy podczas takiej wysyłki dochodzi do przetwarzania danych osobowych, nie podlega dyskusji, bo oczywiście, że tak. Mamy wtedy bowiem do czynienia najczęściej z danymi takimi jak: imię, nazwisko, adres mailowy lub adres zamieszkania.

2. Chociaż składanie życzeń stanowi powszechnie akceptowalny zwyczaj, to niestety nie zwalnia Nas on z przestrzegania przepisów RODO  W związku z tym – rekomenduję postępować zgodnie z prawem.

Zacznijmy jednak od początku: 

W ramach przypomnienia: Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) ma zastosowanie do osób fizycznych, ale co ważne także do osób prowadzących działalność gospodarczą. Natomiast  niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych m.in. „przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze” (art. 2. Ust. 2 lit.c RODO).

W związku z tym, przesyłanie życzeń świątecznych pomiędzy członkami rodziny bądź znajomymi ma charakter osobisty i domowy, sprawa jest prosta – nie mają zastosowania w tym przypadku przepisy RODO. 

To stanowisko jest potwierdzone przez Urząd Ochrony danych. 

(źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1296). 

Inaczej wygląda sytuacja z wysyłaniem kart świątecznych do swoich kontrahentów czy klientów:

Jak wskazuje UODO: „Co prawda, przy okazji składania życzeń świątecznych dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów, ale wymienianie się życzeniami w okresie świątecznym jest działaniem powszechnie akceptowanym, a czasami wręcz oczekiwanym – także w kontaktach biznesowych” (źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/1296). 

UODO wskazuje również, iż nie zwalnia to administratora z wywiązywania się z obowiązków wynikających z RODO. Dlatego również proces wysyłania kartek świątecznych powinien być przez administratorów właściwie przemyślany.

Wniosek z tego taki: Firma/Organizacja musi w tym celu posiadać odpowiednią podstawę do przetwarzania danych osobowych.

Lecz najpierw, odpowiedzmy sobie na pytanie: Po co firma wysyła kartki świąteczne do swoich klientów?

W mojej opinii wysyłanie kartki świątecznej świadczy o bardzo miłym geście, wysokiej kulturze, szacunku do adresata i pamięci o nim. Często się zdarza, że jest to forma podziękowania za dobre relacje i lata współpracy.

Natomiast intencją może być również, kolokwialnie mówiąc, utrzymanie klienta (doprowadzenie do tego, aby nadal korzystał z Naszych usług lub dokonywał zakupów u danego przedsiębiorcy, ewentualnie, aby powrócił) i w takiej sytuacji ja dostrzegam cel marketingowy.

Kolejno nasuwa się pytanie: Czy mamy takie same obowiązki, gdy wysyłamy kartkę za pośrednictwem poczty a np. kartkę z życzeniami przesyłaną mailowo? Otóż nie!

I tu przechodzimy do sedna sprawy!

Jeśli przedsiębiorca chce wysyłać tego typu korespondencję mailowo, musi pamiętać, że takie kartki świąteczne, (z lokowaniem produktu bądź usługi ,), będą uznawane za wysyłkę informacji handlowych drogą elektroniczną. Należy jednak pamiętać, iż w tym momencie, potrzebna jest na to zgoda. Jeśli nie ma uprzedniej zgody danej osoby na przesyłanie jej takiego rodzaju informacji- nie należy wysyłać kartek.

W przypadku wysyłki kartek świątecznych i ofert tradycyjną drogą pocztową, jest nieco łatwiej. Marketing bezpośredni prowadzony tym kanałem komunikacji może być oparty na prawnie uzasadnionym interesie administratora, czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać o dokonaniu analizy, czy biorąc pod uwagę rozsądne oczekiwania odbiorcy korespondencji, oparte na jego powiązaniach z administratorem, jego prawa i wolności nie stoją wyżej niż interesy przedsiębiorcy. Jeśli przedsiębiorca stwierdzi, że osoba fizyczna może faktycznie spodziewać się otrzymania kartki świątecznej i nie ingeruje to nadmiernie w jej prawa i wolności-  można wysłać kartkę z powołaniem się na prawnie uzasadniony interes administratora.

O czym jeszcze należy pamiętać? 

Bez względu jednak na wybraną podstawę przetwarzania danych, administrator musi spełnić obowiązek informacyjny wobec swoich kontrahentów (art. 13 RODO). 

W przypadku zgody, często jest ona wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO musi być ona: dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę, osoby, której dane dotyczą. Może być wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalając tym samym na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Jednocześnie, należy poinformować, że zgodę taką można wycofać w każdym dowolnym momencie i musi to być tak samo łatwe jak jej wyrażenie.

Dla przypomnienia, obowiązek ten, powinien zostać zrealizowany najpóźniej w momencie pozyskiwania danych. Administrator musi zadbać również o to, aby w obowiązku informacyjnym wskazać prawo do wzniesienia sprzeciwu. W przypadku wyrażenia takiego sprzeciwu, firma nie będzie mogła przetwarzać danych osobowych w celu prowadzenia korespondencji, a więc i wysyłki, o której mowa.

Jeszcze jedna ważna informacja: Wymogów, o których mowa powyżej, nie musisz spełniać, jeśli wysyłasz kartkę świąteczną nie do konkretnej osoby, lecz na adres spółki. Nie mamy wówczas do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych, RODO nie ma więc zastosowania.

Reasumując – mamy następujące ścieżki:

Jedną z podstaw przetwarzania danych w celu wysłania kartki świątecznej może być zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy: Wysyłasz kartkę mailowo do osoby fizycznej, aktualnego lub byłego klienta, konkretnego pracownika klienta, potencjalnego klienta – możesz dokonywać wysyłki, jeśli masz uprzednią zgodę na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną oraz podczas pozyskiwania danych bezpośrednio od danej osoby przy pierwszym kontakcie oraz dodatkowo, jeśli spełniłeś obowiązek informacyjny wobec tej osoby. Jeśli nie wysyłasz dodatkowo oferty handlowej, dodatkowa zgoda w myśl ustawy o oświadczeniu usług drogą elektroniczną nie będzie konieczna. 

Wysyłasz kartkę pocztą tradycyjną do aktualnego lub byłego klienta –  jest to dozwolone, jeśli przy nawiązywaniu relacji spełniłeś obowiązek informacyjny i wskazałeś w nim, że będziesz przetwarzać dane osobowe w celu  podtrzymywania relacji biznesowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO.) Pamiętaj ,by w obowiązku informacyjnym bardzo wyraźnie poinformować o prawie do sprzeciwu i w przypadku informacji od klienta o tym, że nie chce byś dłużej wysyłał do niego kartki świąteczne- usunąć go z bazy wysyłkowej

Wysyłasz kartkę pocztą tradycyjną do aktualnego lub byłego klienta, wobec którego nie spełniłeś wcześniej obowiązku informacyjnego albo do osoby, z którą wcześniej nie miałeś relacji – musisz dokładnie przeanalizować, czy faktycznie zachodzi prawnie uzasadniony interes. Przed rozpoczęciem wysyłki do byłych klientów powinni oni dostać informację, że będziesz przetwarzać ich dane w taki sposób (w przypadku potencjalnych klientów, obowiązek informacyjny powinien być spełniony niezwłocznie od momentu pozyskania danych), a w przypadku kontaktu „na żywo” – przy pierwszym kontakcie.

Podsumowując:

Wysyłanie przez firmy/organizacje życzeń, kartek i upominków świątecznych nie łamie przepisów RODO, jeśli istnieją podstawy przetwarzania danych osobowych oraz spełniony zostanie obowiązek informacyjny.

Pamiętajmy również, iż w dzisiejszych zdigitalizowanych czasach wydaje się, że odebranie świątecznej kartki z życzeniami może wywołać tylko uśmiech. I pewnie często tak jest. Ale nasi klienci czy kontrahenci to często bardzo różne osoby, być może odmiennie spędzające święta, często ceniące sobie prawo do prywatności. Nie zapominajmy o tym w przedświątecznym zamieszaniu. W końcu liczy się jakość, a nie ilość. Również, gdy chodzi o kartki świąteczne. 🙂