Z dniem 15 kwietnia 2020 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie MRPiPS z dnia 14.04.2020r. w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 667). Wydanie nowego rozporządzenia było konieczne, ponieważ dotychczas obowiązujące Rozporządzenie utraciłoby moc prawną 4 maja br. zgodnie z art. 164 pkt 4 Ustawy z dnia 21 lutego 2019 r.  o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. z 2019 r. poz. 730).

W związku z wejściem w życie ww. Rozporządzenia przygotowaliśmy dla Powiatowych Urzędów Pracy garść przydatnych informacji w zakresie najważniejszych zmian dotyczących przetwarzania danych osobowych bezrobotnych i poszukujących pracy:

1. obecnie nie ma już podstawy prawnej, aby sporządzać kserokopię lub skan dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości – właściwy dokument tożsamości jest przedstawiany pracownikowi Urzędu wyłącznie do wglądu
2. dokumenty, których kserokopię lub skan można wykonywać są wymienione w § 5 ust. 1pkt 2-4 i ust. 2 i są to następujące dokumenty:
   – świadectwa ukończenia szkoły, dyplomy lub inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje lub zaświadczenia o ukończeniu szkolenia;
   – świadectwa pracy i inne dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień przysługujących na podstawie przepisów ustawy osobie rejestrującej się;
   – dokumenty stwierdzające przeciwwskazania do wykonywania określonych prac;
   – dokumenty potwierdzające rodzaj i stopień niepełnosprawności;
3. zrezygnowano także z konieczności składania przez osobę rejestrującą się oświadczenia o braku rejestracji jako bezrobotny w innym urzędzie pracy, gdyż powiatowy urząd pracy przed dokonaniem rejestracji ma obowiązek sam dokonać sprawdzenia w rejestrze centralnym, czy dana osoba nie jest zarejestrowana w innym urzędzie pracy;
4. zgodnie § 5 ust. 5 pkt 3 rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości pobiera się dopiero w przypadku braku numeru PESEL;
5. obecnie przy rejestracji oprócz liczby dzieci na utrzymaniu osoba chcąca dokonać rejestracji podaje również daty urodzenia dzieci oraz informację o samotnym wychowywaniu dzieci;
6. 5 ust. 5 wskazuję, że osoba rejestrująca się przekazuje dane kontaktowe podczas rejestracji tj. adres e-mail lub numer telefonu lub inne dane kontaktowe – wcześniej podanie danych kontaktowych przez osobę rejestrującą się było fakultatywne, obecnie pozyskanie tych danych odbywa się na podstawie przepisu prawa;
7. zgodnie z § 5 ust. 8 osoby składające wniosek o dokonanie rejestracji na portalu praca.gov.pl nie są zobowiązane dołączać, tak jak wcześniej, skanu dokumentu tożsamości, niestety na dzień pisania tego artykułu, nie zostało to jeszcze zmienione na tym portalu. W związku z tym rekomendujemy następujące działanie po wpłynięciu wniosku o rejestrację poprzez ten portal do systemu SyriuszSTD: odłączenie od dokumentacji elektronicznej zeskanowanego dokumentu tożsamości z uwagi na brak podstawy prawnej do jego przechowywania;
8. osoba ubiegająca się o zarejestrowanie jako bezrobotny albo poszukujący pracy może również wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych wraz z ich zakresem na podstawie przepisów Unii Europejskiej o sieci EURES – wówczas taka osoba podaje adres poczty elektronicznej;
9. wprowadzono także możliwość kopiowania dokumentu elektronicznego (np. świadectwa pracy, jeżeli pracodawca osoby rejestrującej się, prowadził jego akta osobowe w formie elektronicznej), podobnie jak skanowane są dokumenty w formie papierowej;
10. dodane zostały przepisy dotyczące rejestracji osób w czasie ograniczenia lub zawieszenia funkcjonowania powiatowych urzędów pracy z przyczyn związanych z przeciwdziałaniem COVID-19 tj. osoby chcące dokonać osobiście rejestracji jako bezrobotny lub poszukujący pracy, przekazują niezbędne dane za pośrednictwem formularza elektronicznego na portalu praca.gov.pl załączając odpowiednie dokumenty, nie muszą zgłaszać się osobiście w celu potwierdzenia danych – pracownik Urzędu dokona rejestracji na podstawie otrzymanego formularza z portalu praca.gov.pl i załączonych do niego dokumentów, danych zawartych w dostępnych rejestrach oraz przeprowadzonej rozmowy telefonicznej.

Autor:  Monika Kowalik, Inspektor Ochrony Danych, Kierownik Projektu w CompNet Sp. z o.o.

© Copyright by CompNet Sp. z o. o.