Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - praktyczne wskazówki dla sądów powszechnych.

Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - praktyczne wskazówki dla sądów powszechnych.

Omawiając temat RODO, nie sposób nie zapytać o upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Do 25 maja 2018 roku (wejście w życie RODO) kwestię tę regulował art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych, który w bardzo wyraźny sposób wskazywał obowiązek nadawania upoważnień przez Administratora Danych Osobowych. Co się zmieniło 25 maja 2018?

Zgodnie z art. 29 RODO Administrator decyduje o tym, kogo dopuścić do przetwarzania danych osobowych, jednak treść tego przepisu nie określa w jednoznaczny sposób obowiązku nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych. W art. 29 RODO wskazano, że każda osoba działająca z upoważnienia Administratora i mająca dostęp do danych przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego.

Jak wygląda to w praktyce?

Co to oznacza dla sądów?

To zależy – zależy od tego o jakich grupach pracowników oraz o jakim rodzaju danych osobowych mówimy. Zależności te są przedstawione w poniższej tabeli:

Kolejną kwestią do rozważenia jest kwestia tego, kto podpisuje konkretne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Jaka jest odpowiedź? Niestety – to zależy. Jest to związane z tym, iż od dnia 6 lutego 2019 roku została znowelizowana ustawa Prawo o ustroju sądów powszechnych i w sądach obecnie mamy trzech Administratorów Danych Osobowych (ADO): Sąd, Prezesa Sądu i Dyrektora Sądu. Wiemy już komu należy wydać upoważnienie do przetwarzania danych. W związku z tym przykładowo zobaczmy kto powinien je podpisać:

Podsumowując zawarte w tym artykule rozważania dotyczące nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych należy wskazać na cztery najważniejsze kroki w tym procesie:

  1. Należy ustalić, czy dana osoba będzie miała jakikolwiek dostęp do danych osobowych „papierowych” lub w systemie informatycznym.
  2. Należy ustalić czy czasem dostęp do danych osobowych, tak jak np. w przypadku sędziów, nie wynika z „mocy prawa” – jeżeli nie, wówczas należy nadać upoważnienie do przetwarzania danych.
  3. Należy ustalić, w oparciu o ustawę Prawo o ustroju sądów powszechnych, kto jest Administratorem danych osobowych – należy wziąć pod uwagę nie stanowisko pracownika, a rodzaj danych, które pracownik będzie przetwarzał.
  4. Należy przygotować odpowiednie upoważnienie i przekazać do podpisu właściwemu Administratorowi Danych. W praktyce, w przypadku np. pracowników kadr, którzy przetwarzają dane osobowe pracowników, dla których zwierzchnikiem służbowych jest Prezes Sądu oraz pracowników, dla których zwierzchnikiem służbowych jest Dyrektor Sądu, dobrym rozwiązaniem jest wydanie 1 upoważnienia podpisanego przez obu Administratorów.

Autor: Monika Kowalik, Inspektor Ochrony Danych w sądach, Kierownik Projektu w CompNet Sp. z o.o.

Przetwarzanie danych osobowych ławnika przez Sąd – na jakich warunkach?

Przetwarzanie danych osobowych ławnika przez Sąd – na jakich warunkach?

We wzorze „Karty zgłoszenia kandydata na ławnika”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 9 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z dokumentami złożonymi radom gmin przy zgłaszaniu kandydatów na ławników oraz wzoru karty zgłoszenia (Dz.U. Nr 121, poz. 693), została zawarta klauzula zgody na podstawie poprzednio obowiązującej ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych o treści: Stosownie do art. 7 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zamieszczonych w niniejszej karcie zgłoszenia w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procedury wyboru ławników przez radę gminy oraz do czynności administracyjnych sądu związanych z organizacją pracy ławników.”. Czy wobec tego klauzula zgody nie powinna być również pobierana na podstawie obecnie obowiązujących przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z późn. zm.)?

Nie. Istnieje bowiem inna podstawa prawna przetwarzania danych osobowych, najpierw kandydatów na ławników, a po wyborze – ławników, wskazana w art. 6 ust. 1 oraz w art. 9 ust. 2 RODO.

Dlaczego nie powinniśmy pobierać zgody na przetwarzanie danych osobowych?

Art. 4 pkt 11 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z późn. zm.), dalej RODO, stanowi, że „zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych”.

 Art. 7 ust. 3 RODO wskazuje na podstawową cechę zgody: „Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.”

Z ww. przepisu jasno wynika, że osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Skoro przesłance zgody osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, przypisuje się możliwość decydowania o swoich danych osobowych, to wycofanie zgody, o którym mowa w art. 7 ust. 3 RODO zapewnia możliwość skorzystania z tego uprawnienia w każdej chwili. Możliwość wycofania zgody przez podmiot danych, powinna zapobiegać zbieraniu zgód “na zapas”, szczególnie w przypadku, gdy administrator dysponuje inną przesłanką legalizującą przetwarzanie danych w określonym celu.

Skutkiem cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, będzie brak możliwości powoływania się na tę przesłankę legalizującą przetwarzanie danych osobowych przez administratora. Jeżeli administrator danych osobowych, zebrał dane osobowe na podstawie zgody, to po wycofaniu zgody przez podmiot danych, nie powinien dalej przetwarzać tych danych z powołaniem się na inną podstawę prawną ich przetwarzania, wskazaną w art. 6 ust. 1
lub art. 9 ust. 2 RODO.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy wysnuć wniosek, że jeżeli ławnik, w związku z pełnieniem funkcji ławnika i umieszczeniem jego danych osobowych na liście ławników, najpierw złożyłby oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, to po jej wycofaniu administrator (prezes sądu) nie miałby możliwości powoływania się na tę przesłankę legalizującą przetwarzanie danych osobowych oraz nie mógłby dalej przetwarzać tych danych z powołaniem się na inną podstawę prawną ich przetwarzania, wskazaną w art. 6 ust. 1 lub art. 9 ust. 2 RODO.

Biorąc pod uwagę powyższe rozważania, klauzula zgody nie powinna być pobierana na podstawie obecnie obowiązujących przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z późn. zm.).

Jaka zatem istnieje inna podstawa prawna przetwarzania danych osobowych, najpierw kandydatów na ławników, a po wyborze – ławników?

Przesłanką przetwarzania danych osobowych, najpierw kandydatów na ławników, a po wyborze – ławników, jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze), art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi) oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO (przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą).

Przetwarzanie tzw. zwykłych danych osobowych oraz szczególnej kategorii danych kandydatów na ławników/ławników wynika z następujących przepisów prawa:

  1. Ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 52 z późn. zm.)
  2. Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 9 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z dokumentami złożonymi radom gmin przy zgłaszaniu kandydatów na ławników oraz wzoru karty zgłoszenia (Dz.U. Nr 121, poz. 693).

Zgodnie z art. 164 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych
„Listę wybranych ławników wraz z dokumentami, o których mowa w art. 162 § 2-4[1], rady gmin, które dokonały ich wyboru, przesyłają prezesom właściwych sądów, najpóźniej do końca października. Spośród ławników znajdujących się na liście wybranych ławników rady gmin wskazują ławników do orzekania w sprawach z zakresu prawa pracy.”

Na podstawie § 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 9 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z dokumentami złożonymi radom gmin przy zgłaszaniu kandydatów na ławników oraz wzoru karty zgłoszenia, przekazują również informacje uzyskane od komendantów policji w trybie art. 162 § 9[2].

Załącznik do powyższego rozporządzenia wskazuje również, że informacje zawarte w karcie zgłoszenia kandydata na ławnika, są jednocześnie wykorzystywane przez administrację sądu, a w razie zaistnienia jakichkolwiek zmian, ławnik powinien je zgłosić do oddziału administracyjnego właściwego sądu.

Praktyczne przypomnienia i wskazówki:

  • Nie należy odbierać od ławników klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych, gdyż przesłanką przetwarzania danych osobowych, najpierw kandydatów na ławników, a po wyborze – ławników, jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust. 1 lit. e RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
  • Nie należy zbierać zgód “na zapas”, szczególnie w przypadku, gdy administrator dysponuje inną przesłanką legalizującą przetwarzanie danych w określonym celu.
  • Należy pamiętać, że osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody skutkuje obowiązkiem zaprzestania przetwarzania danych osobowych od momentu wycofania zgody. W przypadku wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych przez ławnika, administrator (prezes sądu) nie ma możliwości realnej realizacji tego prawa, gdyż jest zobowiązany do przetwarzania danych osobowych ławnika przepisem prawa.
  • W związku z tym, iż zgodnie z art. 175a Ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych, administratorem danych osobowych ławników jest prezes sądu, w celu spełnienia obowiązku poinformowania ławników o przetwarzaniu ich danych osobowych, w związku z pełnieniem funkcji ławnika, można w „Karcie ewidencyjnej ławnika” (urzędowym dokumencie sporządzanym i prowadzonym na potrzeby sądu) zawrzeć klauzulę informacyjną. Aby zapewnić większą przejrzystość warto skorzystać z warstwowych sposobów informowania. W Karcie zamieszczamy klauzulę, zawierającą najważniejsze, podstawowe informacje – wskazanie administratora, celu i podstawy przetwarzania oraz miejsca, gdzie można uzyskać pełną informację, czyli adres strony internetowej, na której znajduje się pełna treść klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych lub informujemy o możliwości uzyskania tych informacji w siedzibie administratora. Poniżej przykładowa treść klauzuli:   

Administratorem danych osobowych, przetwarzanych w związku z pełnieniem funkcji ławnika Sądu Rejonowego w ……………….. , jest Prezes Sądu …………….. z siedzibą w ………… Państwa dane osobowe, będą przetwarzane wyłącznie w związku z pełnieniem funkcji ławnika, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, e oraz art. 9 ust. 2 lit. g Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z późn. zm.). Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych oraz opis przysługujących Państwu praw z tego tytułu, znajduje się na stronie internetowej ………………………. oraz w siedzibie Administratora. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: ………………………………….

Autor: Monika Kowalik, Inspektor Ochrony Danych w sądach,
Kierownik Projektu w CompNet Sp. z o.o.

Przypisy:

  1. § 2. Do zgłoszenia kandydata na ławnika dokonanego na karcie zgłoszenia dołącza się następujące dokumenty:

    1) informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą zgłaszanej osoby;

    2) oświadczenie kandydata, że nie jest prowadzone przeciwko niemu postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe;

    3) oświadczenie kandydata, że nie jest lub nie był pozbawiony władzy rodzicielskiej, a także, że władza rodzicielska nie została mu ograniczona ani zawieszona;

    4) zaświadczenie lekarskie o stanie zdrowia, wystawione przez lekarza podstawowej opieki zdrowotnej, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 października 2017 r. o podstawowej opiece zdrowotnej (Dz.U. poz. 2217 oraz z 2018 r. poz. 1000 i 1544), stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania funkcji ławnika;

    5) dwa zdjęcia zgodne z wymogami stosowanymi przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego

    § 3. Do zgłoszenia kandydata na ławnika dokonanego na karcie zgłoszenia przez stowarzyszenie, inną organizację społeczną lub zawodową, zarejestrowaną na podstawie przepisów prawa, dołącza się również aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego albo odpis lub zaświadczenie potwierdzające wpis do innego właściwego rejestru lub ewidencji dotyczące tej organizacji.

    § 4. Do zgłoszenia kandydata na ławnika dokonanego na karcie zgłoszenia przez obywateli dołącza się również listę osób zawierającą imię (imiona), nazwisko, numer ewidencyjny PESEL, miejsce stałego zamieszkania i własnoręczny podpis każdej z pięćdziesięciu osób zgłaszających kandydata

  2. § 9. Rady gmin zasięgają od komendanta wojewódzkiego Policji albo Komendanta Stołecznego Policji informacji o kandydatach na ławników. Informacje o kandydacie na ławnika uzyskuje się i sporządza na zasadach określonych dla informacji o kandydacie do objęcia stanowiska sędziowskiego.

© Copyright by CompNet Sp. z o. o.