Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ostatnich aktualnościach przypomina, że nasze dane nie mają wakacji i wskazuje kilka kwestii, na które należy zwrócić uwagę w okresie letniego wypoczynku.
Czas wakacji dla uczniów to okres, kiedy mogą odpocząć od trudów nauki, niestety, aby szkoła mogła funkcjonować – Dyrekcja, pedagodzy oraz osoby pracujące w dziale administracyjnym nie mają tyle szczęścia!
Zapraszam na cykl pt. „RODO wakacje”, w którym postaram się przybliżyć funkcjonowanie rozporządzenia o ochronie danych osobowych w Placówkach oświatowych.
Na początek warto wyjaśnić sobie podstawową kwestię, czyli – to kto jest Administratorem danych osobowych w Placówce?
Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych “administratorem danych osobowych uczniów, ich rodziców, nauczycieli, pracowników szkoły jest ten, kto decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych, czyli szkoła, którą reprezentuje dyrektor szkoły„ To, na co należy zwrócić uwagę, to fakt, że jednostki oświatowe są najczęściej jednostkami organizacyjnymi organów administracji samorządowej. To, że zapewnienie edukacji jest zadaniem własnym gminy, nie czyni jej w żadnej mierze administratorem danych przetwarzanych przez jednostki oświatowe. Zarówno zadania gminy, jak i zadania szkoły w zakresie procesów opieki i kształcenia dzieci są ściśle uregulowane w przepisach prawa i przypisane osobno każdemu z nich. A zatem, każdorazowe, właściwe określenie relacji pomiędzy jednostką oświatową, a jej organem prowadzącym, co do ról w procesach przetwarzania danych osobowych jest konieczne, do właściwego przypisania obowiązków i odpowiedzialności z tego wynikających.
Czy podczas rekrutacji uczniów musi być zgoda na przetwarzanie ich danych osobowych?
W toku postępowania rekrutacyjnego lub zgłaszania dziecka do szkoły lub placówki, rodzice zobowiązani są do dopełnienia wynikających z przepisów czynności. Prawo oświatowe, w art. 150 i 151, wskazuje wprost na treść wniosku i niezbędne załączniki oraz na treść zgłoszenia. Przepisy wskazują m.in. na konieczność podania danych osobowych kandydata, takich jak: imię, nazwisko, data urodzenia, nr PESEL, adres zamieszkania. Przewidują również konieczność dołączenia dodatkowych dokumentów, w przypadkach gdy miejsca w placówce są ograniczone, a pierwszeństwo mają osoby posiadające np. prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekającego rozwód, separację lub akt zgonu oraz oświadczenia o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem, oświadczenia o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata – jeżeli organ prowadzący określił kryterium dochodu na osobę w rodzinie kandydata.
Czy szkoła może opublikować listę osób zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz listę przyjętych i nieprzyjętych?
Tak, szkoły i placówki publiczne mają obowiązek publikowania listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz przyjętych i nieprzyjętych w swojej siedzibie. Wynika to wprost z ustawy Prawo oświatowe z art. 157 ust. 2 pkt 2 i art. 158 ust. 1, 3 i 4 . Szkoły i placówki zostały zobowiązane do podania do publicznej wiadomości, poprzez umieszczenie w widocznym miejscu w siedzibie danego publicznego przedszkola, publicznej innej formy wychowania przedszkolnego, publicznej szkoły lub publicznej placówki, listy zawierającej imiona i nazwiska kandydatów oraz informację o zakwalifikowaniu albo niezakwalifikowaniu, przyjęciu albo nieprzyjęciu kandydata do danego publicznego przedszkola, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej, publicznej innej formy wychowania przedszkolnego, publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy. Listy powinny zawierać imiona i nazwiska kandydatów uszeregowane w kolejności alfabetycznej oraz najniższą liczbę punktów, która uprawnia do przyjęcia. Publikacja jest ograniczona w czasie – zgodnie z art. 158 ust. 10 ustawy Prawo oświatowe.
Polski prawodawca wprost zdecydował, w jakim zakresie oraz w jaki sposób powinny zostać opublikowane listy uczniów. Zatem publikowanie wyników procesu rekrutacyjnego na stronie internetowej szkoły jest niedopuszczalne, niezależnie od tego, czy na taką publikację wyraził zgodę uczeń lub opiekun prawny ucznia.
W związku z wystąpieniem stanu epidemii wprowadzono modyfikacje dotyczące rekrutacji w roku szkolnym 2021/2022, w którym to wyniki postępowania rekrutacyjnego podaje się do wiadomości publicznej również na stronie internetowej jednostki. Należy pamiętać, że są to przepisy szczególne, obowiązujące tylko w roku szkolnym 2021/2022 w związku art. 11baa ust. 6 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-9.
Monika Jędro | Kierownik Projektu w CompNet Sp. z o.o.